Бизнес-задачи для корпортала
Какие деловые задачи можно решить с помощью корпоративного портала? Что конкретно можно улучшить (или даже полностью изменить или внедрить) в ежедневную деловую практику вашей организации? Мы подготовили несколько примеров того, как простое и недорогое решение - внутренний портал организации может полностью изменить работу фирмы, сделать труд людей более интересным и удобным (а значит - эффективным). Для удобства примеры разбиты на три блока, по функциональному принципу: коммуникации, бизнес-процессы и коллективная работа.
Внутрикорпоративные коммуникации
Прямой диалог коллег по работе посредством портала, во внутренней защищенной сети компании - не это ли самый эффективный инструмент для каждодневного общения! Такой способ общения ускоряет и удешевляет коммуникации между сотрудниками одной фирмы (а это автоматически повышает эффективность их деятельномсти). Вот, к примеру, средство обмена мгновенными сообщениями через портал. Эта система не отвергает, не зачеркивает проводной или мобильный телефон, а также электронную почту, но наполняет и привычные способы общения новым смыслом и возможностями. Вот лишь некоторые из технологий общения, которые автоматически будут реализованы при внедрении корпоративного портала на вашей фирме:
- графическое изображение структуры компании (создающееся автоматически);
- списки официальных корпоративных новостей (публикации локальных нормативных актов, информации о достижениях и пр.);
- общие сведения о компании, об ее истории, ценностях, миссии и корпоративной культуре;
- календарь мероприятий компании;
- отчеты (в фото- видео режиме, а также статьи) о деятельности фирмы;
- отраслевая новостная лента (свозможностью импорта данных из внешних источников);
- поиск скрытых кадровых резервов - внутренние вакансии компании;
- документы, контакты, реквизиты, сертификаты и лицензии для быстрой отправки по требованию;
- сервис обмена мгновенными сообщениями внутри портала (замена ICQ/QIP/Skype);
- многоуровневые календари событий с возможностью взаимной интеграции;
- совещания/переговоры и оповещения о таковых;
- открытые и закрытые тематические форумы;
- фотогалереи: публичные и закрытые;
- анкетирование сотрудников, опросы и формы обратной связи;
- интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS ленты на портале;
- настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями);
- служба «вопросов-ответов»;
- автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса;
- Видеопереговорные и видеосвязь «один-на-один»
- Технология Send&Save (хранение переписки по эл.почте и ее использование прямо на портале);
- единый справочник сотрудников компании;
- быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам);
- настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности);
- визуальный режим персонализации личной страницы сотрудника - с помощью перемещения курсором различных гаджетов на странице для работы с персональными инструментами, а также подключаемые внешние сервисы и пользовательская информация;
- подсказки, всплывающие на именах сотрудников с подробной информацией о них (должность, стаж, и т.п.);
- быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail, VoIP), мониторинг присутствия сотрудника на портале;
- информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия: отпусков, командировок, болезней и прогулов;
- личный кабинет сотрудника с шикарными возможностями (личные документы, фото- и видео- галереи, личный календарь и блог и др.);
- списки новых сотрудников и кадровых перестановок, доска почета, дни рождения и другие возможности.
Бизнес-процессы: управление рутиной
Корпоративный портал предоставляет полный набор инструментов для автоматизации офисных операций. Планируйте заранее свои переговоры и собрания - для этого создан инструмент для резервирования переговорных и иных ресурсов. Одним нажатием мыши оформляйте электронные заявки - механизм создания заявок ускорит обработку нудных процедур (пропуска, визитки, водители, канцелярские товары) и сэкономит время на рутинных операциях.
Активно используйте документооборот для коллективной работы с документами, включите систему почтового предупреждения при обсуждении важных задач - все пройдет вовремя и как положено. А инструмент «Планировщик событий» не только время подберет, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную забронирует - автоматически! Автоматизируйте рутинные бизнес-процессы в компании, управляйте всеми этапами процесса и необходимыми для его исполнения действиями. Формируйте визуально последовательность этапов бизнес-процесса, причем, прямо из публичной части вашего портала - без захода в административную. Во все редакции продукта 1С-Битрикс входит набор готовых, шаблонных бизнес-процессов, а в «старшей» редакции - Бизнес-процессы - к вашим услугам «Дизайнер бизнес-процессов». Это простое и удобное визуальное средство для создания новых бизнес-процессов.
- включите бизнес-процессы для документов (автоматизируете документооборот);
- автоматизируйте отработку разного рода заявок: на отпуска, командировок, утверждение счетов и т.п.;
- используйте типовые шаблоны бизнес-процессов: командировка, отпуск;
- создавайте новые схемы бизнес-процессов с помощью «Дизайнера бизнес-процессов»;
- выполняйте дополнительные действия: создание записей в календаре, задач, таймауты для принятия решений, эскалация.
- документооборот контента на портале;
- настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных сотрудников;
- настройка Help Desk - автоматизация обслуживания заявок в системе, контроль прохождения заявок;
- организация рабочих групп для проекта, с назначением задач и контролем их выполнения;
- бронирование переговорных комнат (и любых других помещений);
- планировщик событий, работающий в визуальном режиме;
- созыв совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях;
- настраиваемые почтовые нотификации по любым событиям портала.
Коллективная работа и социальные сети
Коллектив вашей компании - это прежде всего сообщество! Корпоративный портал - это рабочая площадка для него. Мы пошли по пути использования сложившихся инструментов социальной сети. И потому одноименный модуль продукта сделан так, чтобы ваши сотрудники с тем же удовольствием решали бизнес-задачи, как при общении на «Одноклассниках». Объедините сотрудников в группы с помощью привычных механизмов их создания - это и коммуникации улучшит в компании, и эффективность работы повысит.
Совместная работа - социальные сети
- создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач;
- использование принципов социальной сети в организации совместной работы;
- гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников;
- персонализация каждой рабочей группы с помощью визуального перемещения таких инструментов, как гаджеты для работы с персональными инструментами, внешние сервисы, информация;
- поиск внутри каждой группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа;
- календарь событий группы и ее участников;
- организация совещаний группы;
- обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер);
- задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения;
- отчеты о выполнении задач от участников группы;
- библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через Проводник Windows и офисные приложения;
- фотоматериалы группы.
Экстранет
Расширение корпоративного портала - Экстранет - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром. Вы можеет пригласить в рабочие группы коллег из других компаний: поставщиков, партнеров, клиентов - и вы сможете решать с ними общие задачи. При этом связь с такими «внешними» пользователями будет защищенной, а безопасность внутренней сети не нарушится.
Экстранет обеспечивает прозрачность, документируемость, быстроту работы в сочетании с простотой, конфиденциальность - все, что требуется для организации слаженной и коллективной работы. При этом, особо отметим, с учетом того, что работа идет со сторонними пользователями.
Универсальные списки в публичной части портала
Практически всем организациям внедрившим портал, нужно создавать такие списки, как частые вопросы. Делайте это прямо из «публички», не заходя в административную панель! Визуальный редактор универсальных списков поможет вам быстро создать и настроить хранилища любого типа информации. А задействовав визуальные компоненты с поддержкой drag&drop, делать это легко. Причем, не только вводить данные в хранилища, но и редактировать их.
- можно конструировать произвольные хранилища объектов;
- вся функциональность доступна со страниц портала;
- все работает на базе модуля Информационные блоки; доступны все возможности: фильтры и сортировка, карточка и списки с настройкой колонок и полей, групповое редактирование, права доступа и т.п.
- возможна любая иерархия хранения объектов;
- как варианты применения: FAQ, справочники и базы знаний, списки контрагентов, структурированные архивы, библиотеки, файловые хранилища и др.
Работа с корпоративной информацией
(ECM, Enterprise Content Management)
Создайте любое количество централизованных хранилищ документов на Портале, причем, не только на Инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку. Инструментарий продукта позволит ими управлять, выполнять по ним поиск, интегрировать их с офисными приложениями и календарями, подключать как сетевые диски. Специальный компонент продукта «Библиотека документов» обеспечит и коллективную работу с документами, и обсуждение прямо под любыми опубликованными документами, и загрузку документов по WebDAV, и хранение истории версий через стандартный документооборот, и все остальные функции, связанные с модификацией документов.
- библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски);
- использование общих физических папок на сервере в качестве библиотек документов на Портале;
- работа с документами портала с помощью Microsoft Office;
- система документооборота материалов Портала;
- контроль версий документов Портала;
- разграничение доступа к документам;
- управление мультимедиа-материалами (фото, видео).
Корпоративный поиск
Если вы будете искать некое слово, скажем слово "Лом" - то найдете его везде - где бы он не спрятался на Портале: и в содержимом страничек, и внутри документов в хранилищах, и в профайлах сотрудников и рабочих групп, в сообщениях форумов и блогов и даже в подписях к картинкам. Отыщете, скажем, сотрудника с фамилией Ломоносов - система поиска покажет вам не просто ссылку на его страницу, но и отобразит фотографию с краткими данными. Так происходит потому, что система эта индексирует содержимое файлов многих форматов, и список их вы можете настроить. Зачем? Загрузили вы, к примеру, в хранилище множество документов - потом быстро найдете среди них нужные!
- полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке;
- поиск внутри каждой рабочей группы группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа;
- статистика поисковых запросов собирается внутренней системой поиска на Портале;
- поиск по тегам и облако тегов;
- поддержка русской и английской морфологии;
- моментальная индексация обновленных и новых документов;
- поиск по внутреннему содержимому документов (DOCX, XLSX, DOC, XLS, PPTX, PPT, PDF, RTF, ODS и другим);
- гибкая настройка ранжирования результатов поиска;
- учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска;
- расширенный язык поисковых запросов;
- федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т.п.).
Интеграционные возможности
Портал легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, обладая большим набором штатных интерфейсов к различным сервисам и службам: Active Directory, Microsoft Office, «1С 8.1: Зарплата и управление персоналом», импорт/экспорт данных в различных форматах. К примеру, вы сможете легко выгрузить из приложения от «1С» данные, автоматизировав саму процедуру выгрузки: и структуры компании, и списков сотрудников, и информации об их отсутствии и кадровых перестановках. И это не единственный вариант решения задачи: есть CSV списки, есть специальные файлы, которыми можно воспользоваться для автоматизации выгрузки. Даже из Active директории возможна выгрузка! А руководитель вашей компании может просматривать актуальные данные из системы «1С:Предприятие» в реальном времени - с помощью гаджета «Отчет 1С». Наконец, вы можете интегрировать корпоративный портал и внешний сайт с помощью «Контроллера» - системы для интеграции.
- интеграция с продуктами Microsoft Office (рекомендуется версия Outlook 2007) и Open Office;
- интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом»;
- специальный гаджет «Отчет 1С», размещенный на персональном рабочем столе;
- «Контроллер» - система для интеграции корпоративного портала и внешнего сайта;
- интеграция с Active Directory и LDAP серверами, OpenID;
- реализация принципов SSO (Single Sign On) - единой системы авторизации;
- кросплатформенность - работа на UNIX и Windows (XP, Vista, Windows Server);
- поддержка IE 5, 6,7 и FF 2, 3;
- поддержка MySQL, Oracle, MSSQL, Oracle XE, MSSQL Express;
- веб-сервисы и поддержка SOAP протокола;
- экспорт списка сотрудников и прав доступа на портал;
- интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-папки библиотек документов);
- открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS).
Обучение и тестирование сотрудников
Прямо на Портале вы сможете обучать своих сотрудников, создавая различные курсы: скажем, для новых сотрудников, для отдела продаж, для нерадивых партнеров. Более того, вы сможете проверить, как они усвоят эти курсы, создав сертификационные тесты. Загляните в журналы тестирования персонала - увидите сколько кто сделал попыток и баллов набрал при прохождении созданных вами заковыристых тестов. Совет: начните с курса по работе с Порталом - он поставляется с продуктом.
- создание неограниченного числа учебных курсов;
- вопросы по итогам урока, тест для самопроверки;
- сертификационные тесты для оценки освоения пользователями материалов курса;
- импорт/экспорт курсов в форматах IMS Content Package, IMS QTI;
- журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;
- автоматическое определение результатов;
- гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.